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Privacy Policy

Our Commitment to Privacy Protection

Travel Guard Group Canada, Inc. (“Travel Guard”) is committed to protecting the privacy and security of the personal information we collect in the course of providing products and services to our customers.

We value the trust of our customers and others with whom we do business. This Privacy Policy and Online Privacy Statement apply to www.travelguard.ca (the “Site”) and other online and mobile services and applications that link to or post this Privacy Policy (collectively, the “Online Services”), or through other means in the course of our business relationship with you. The Privacy Policy and Online Privacy Statement define our commitment to carefully managing and protecting your personal information.

What is “personal information”?
"Personal Information" means any information about an identifiable individual.

What personal information do we collect?
Travel Guard will only collect personal information that is necessary for identified purposes. Personal information that may be collected includes, but is not limited to: an individual's name, address, telephone number, date of birth, family status, occupation, claims history, motor vehicle reports, driving record, driver’s licence number, automobile insurance policy history, automobile insurance claims history, policy number, premium and/or premium payment history, medical history, financial information and credit reports. In the case of a claim, we may also collect the claim number, date of loss, type of loss, cause of loss and the value of the claim. If you elect for an electronic funds transfer for any claims payment, we also may collect your banking information to appropriately disburse your claim payment into your banking account.

What sources do we use to collect personal information?
Personal information may be collected from such sources as our affiliates, independent insurance brokers, other financial institutions, credit bureaus, government departments, claims organizations, a policyholder, a customer, a customer's employee, a claimant, a claimant's employer or a claimant's employee. We may collect personal information from persons who witnessed incidents, or persons retained by a claimant or by us in the process of administering or servicing a policy or handling a claim. Such people might include physicians, lawyers, accountants, repair shops, consumer reporting agencies and appraisers as permitted or required by law.

We may also collect personal information when you use our corporate website, as outlined in our Online Privacy Statement. All personal information collected, whether through our website or otherwise, is governed by this Privacy Policy. For more information on how this Privacy Policy applies to our website, please read our Online Privacy Statement and Terms of Use.

What are the purposes for which we may collect, use, or disclose your personal information?
Prior to collecting your personal information, we will state the purpose of our request and obtain your consent as required by applicable law. We may collect, use, and disclose personal information (and that of any other individuals(s) whose personal information is collected as part of your application) for the purpose of underwriting, administering and/or servicing an insurance policy, handling a claim or providing requested services. Additional purposes for which we need your personal information may include, but are not limited to:

  • To process your application for insurance (e.g., to verify your identity and confirm the information you provided in your application);
  • to communicate with you about your insurance policy;
  • to evaluate which insurance products and related services meet your needs;
  • to investigate and adjust your claims;
  • to respond to complaints;
  • to prevent, detect, and/or investigate crime or fraud;
  • to comply with laws, directives and recommendations imposed by authorities, as well as Travel Guard internal policies;
  • to conduct data analytics;
  • to reinsure risks as required;
  • to establish and collect premiums in relation to our products and services; and
  • as may be required or authorized by law.

We may use artificial intelligence and machine learning capabilities to assist with certain analytics and inform decision-making involving our Online Services and products in accordance with applicable laws. Where necessary, we obtain your prior consent for this use.

Travel Guard-affiliated and non-affiliated third parties that may receive or have access to the personal information in our care are not authorized to use such information for any marketing purposes except as permitted by law. They may not copy or disclose personal information to any other party and may use it only for the purpose of performing their responsibilities to us, one of our policyholders or claimants and as otherwise permitted or required by law.

To whom might personal information be disclosed?
Personal information may be shared with affiliated and non-affiliated third parties in Canada and abroad, if needed for the purposes listed above. We do not rent or sell personal information to third parties.

  • Affiliates include insurance companies, third-party insurance administrators and other providers of financial products and services.
  • Unaffiliated third parties include other insurers, independent insurance brokers, agents, the policyholder, third parties retained to assist in the administration of policies and/or claims (e.g., adjusters, appraisers, repair shops and medical service providers), regulators or other governmental or public bodies, taxing authorities, insurance support organizations, reinsurers, companies with whom we have joint marketing agreements and others as permitted or required by law.
What consent does Travel Guard seek to collect, use, or disclose personal information?
  • Depending on the nature and sensitivity of your personal information, your consent to the collection, use and disclosure of personal information is usually required. This consent can be express (oral or written) or implied and, subject to legal or contractual restrictions, may be withdrawn. Most of the personal information collected by Travel Guard is provided to us by independent insurance brokers or agents with your consent. If an insurance broker or agent tells Travel Guard that they have a customer’s consent to collect and use personal information for a purpose set out in this Privacy Policy or otherwise required by law, Travel Guard will rely on that statement. Travel Guard may also obtain your consent and collect such information directly or through insurance adjusters, private investigators or lawyers representing Travel Guard or our insured. By providing information about a third party, such as a family member, director, officer, or employee, you represent that you have obtained that person's consent to the collection, use and disclosure in accordance with this Privacy Policy.
  • Generally, you may refuse or withdraw your consent to the collection, use or disclosure of your personal information at any time. If you do withdraw your consent, Travel Guard may no longer be able to provide you with insurance coverage and services. If you would like to withdraw or alter your consent, please contact the Privacy Officer.
  • How do we protect your personal information?
    Travel Guard is responsible for the protection of personal information in its possession. Access to personal information is limited to those with a specific "need to know" in order to provide products and services to policyholders and to others as permitted or required by law. We maintain contractual, physical, electronic and procedural safeguards to protect against the misuse of personal information under our control. Travel Guard has a record retention schedule and an information governance framework which oversees the lifecycle of personal information. We may retain your personal information as needed to provide you services or as necessary to comply with our legal and regulatory obligations, resolve disputes, and enforce our agreements.
  • Your personal information is secured in our offices or those of our administrator or agent, both in domestic and foreign jurisdictions outside Canada.

Can I access or change my personal information?
To access your personal information on file, please send a request in writing to our Privacy Officer at the address provided below. Please specify the kind of information you are seeking. You will be contacted by our Privacy Officer and asked to provide some form of identification to confirm your right to access this information. Please note that there are certain circumstances where the law does not require us to provide you with access.

Travel Guard will use its best efforts to ensure that personal information is as accurate, complete and up-to-date as is necessary for the identified purposes. To change or correct any personal information, please contact our Privacy Officer.

What if I have a question, concern or complaint?
If you have a question, concern or complaint about privacy or our personal information handling practices, please contact our Privacy Officer at the address or number listed below or visit our website for details on how to bring your concern to our attention.

Privacy Officer
Attention: Canada Compliance
Travel Guard c/o Zurich Canada
100 King Street West
Toronto, Ontario M5X 1C9

Telephone: 416-586-6800
Toll Free: 800-387-5454
Email: privacy.zurich.canada@zurich.com

If you are not satisfied with the way we have responded to a complaint or believe Travel Guard has contravened this Privacy Policy, you can file a written complaint with the Privacy Commissioner serving your province, or the Federal Privacy Commissioner who will conduct an investigation and take appropriate action.

This Privacy Policy is a stand-alone document. You may receive privacy statements or notices from other parties. The terms of this Privacy Policy do not modify, supersede, revise, or amend the terms of other privacy statements or notices received from other parties. This Privacy Policy may be amended from time to time.

Related References

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Notre engagement en matière de confidentialité

Travel Guard Group Canada, Inc. (« Travel Guard ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu’elle recueille dans le cadre de l’offre de produits et de la prestation de services aux clients.

Nous sommes reconnaissants de la confiance que nous témoignent nos clients et les tiers avec qui nous faisons des affaires. La présente Politique en matière de confidentialité et la Déclaration en matière de confidentialité en ligne s’appliquent à www.travelguard.ca (le « site ») et à d’autres services et applications en ligne et mobiles qui ont un lien qui renvoie à la présente Politique en matière de confidentialité ou qui l’affichent (collectivement, les « Services en ligne »), ou par d’autres moyens dans le cadre de notre relation d’affaires avec vous. La Politique en matière de confidentialité et la Déclaration en matière de confidentialité en ligne définissent notre engagement à gérer et à protéger soigneusement vos renseignements personnels.

Qu’est-ce que des « renseignements personnels »?
Le terme « renseignements personnels » s’entend de tout renseignement au sujet d’une personne physique identifiable.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Travel Guard recueillera uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins identifiées. Les renseignements personnels qui peuvent être recueillis comprennent notamment le nom d’une personne, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance, son état matrimonial, sa profession, l’historique de ses demandes de règlement, ses rapports sur les véhicules automobiles, son dossier de conduite, son numéro de permis de conduire, son historique d’assurance automobile, l’historique de ses demandes de règlement auprès d’assureurs automobiles, son numéro de police, l’historique de ses primes et de ses paiements de prime, ses antécédents médicaux, ses renseignements financiers et ses rapports de solvabilité. Dans le cas d’une demande d’indemnité, nous pouvons également recueillir le numéro de demande d’indemnité, la date, le type et la cause du sinistre, ainsi que la valeur de la demande d’indemnité. Si vous optez pour un transfert électronique de fonds pour le paiement d’une demande d’indemnité, nous pouvons également recueillir vos renseignements bancaires afin de verser correctement le paiement de votre demande d’indemnité dans votre compte bancaire.

Quelles sources utilisons-nous pour recueillir les renseignements personnels?
Les renseignements personnels peuvent être recueillis auprès de diverses sources, notamment de nos sociétés affiliées, de courtiers d’assurance indépendants, d’autres institutions financières, d’agences d’évaluation du crédit, de ministères, d’organisations de gestion des demandes d’indemnités, de titulaires de police, de clients, d’employés d’un client, de demandeurs d’indemnités, de l’employeur d’un demandeur d’indemnité ou d’employés d’un demandeur d’indemnité. Nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès des témoins d’un incident, ou des personnes retenues par un demandeur d’indemnité ou par nous en vue de l’administration ou de l’application d’une police ou du traitement d’une demande d’indemnité. Ces personnes peuvent comprendre des médecins, des avocats, des comptables, les représentants d’ateliers de réparation, les représentants d’agences de renseignements sur la consommation et des estimateurs, dans la mesure permise ou exigée par la loi.

Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels lorsque vous utilisez le site Web de notre entreprise, comme indiqué dans notre Déclaration en matière de confidentialité en ligne. Tous les renseignements personnels recueillis, que ce soit par le biais de notre site Web ou autrement, sont régis par la présente Politique en matière de confidentialité. Pour plus d’informations sur la manière dont cette Politique en matière de confidentialité s’applique à notre site Web, veuillez lire notre Déclaration en matière de confidentialité en ligne et nos Modalités d’utilisation.

Pour quelles raisons pouvons-nous recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels?
Avant de recueillir vos renseignements personnels, nous vous indiquerons l’objet de notre demande et obtiendrons votre consentement, comme l’exige la loi applicable. Nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels (et ceux de toute autre personne dont les renseignements personnels sont recueillis dans le cadre de votre proposition d’assurance) aux fins de la souscription, de l’administration ou de la gestion d’une police d’assurance, du traitement d’une demande d’indemnité ou de la prestation des services demandés. Les autres raisons pour lesquelles nous avons besoin de vos renseignements personnels peuvent inclure, mais sans s’y limiter, les suivantes :

  • Pour traiter votre proposition d’assurance (par exemple, pour vérifier votre identité et confirmer les renseignements que vous avez fournis dans votre proposition);
  • Pour communiquer avec vous au sujet de votre police d’assurance;
  • Pour évaluer les produits d’assurance et les services connexes qui répondent à vos besoins;
  • Pour enquêter sur vos demandes d’indemnité et les régler;
  • Pour prévenir ou détecter des crimes ou des fraudes, ou pour enquêter sur des crimes ou des fraudes;
  • Pour traiter les plaintes;
  • Pour nous conformer aux lois, aux directives et aux recommandations imposées par les autorités, ainsi qu’aux politiques internes de Travel Guard;
  • Pour effectuer des analyses de données;
  • Pour réassurer des risques, le cas échéant;
  • Pour établir et percevoir des primes en lien avec nos produits et services; et
  • Selon ce qui peut être requis ou autorisé par la loi.

Nous pouvons utiliser l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour faciliter certaines analyses et éclairer la prise de décision relative à nos produits et services en ligne conformément aux lois applicables. Le cas échéant, nous obtenons votre consentement préalable pour cette utilisation.

Les tiers affiliés et non affiliés à Travel Guard qui peuvent recevoir les renseignements personnels qui nous sont confiés ou avoir accès à ces renseignements ne sont pas autorisés à utiliser ces renseignements à des fins de marketing, sauf si la loi le permet. Ils ne peuvent pas copier ou divulguer les renseignements personnels à une autre partie et ne peuvent les utiliser que dans le but de s’acquitter de leurs responsabilités envers nous, l’un de nos titulaires de police ou l’un de nos demandeurs d’indemnité et tel qu’autrement autorisé ou requis par la loi.

À qui les renseignements personnels peuvent-ils être communiqués?
Les renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers affiliés et non affiliés au Canada et à l’étranger, si cela est nécessaire aux fins énumérées ci-dessus. Nous ne louons et ne vendons pas de renseignements personnels à des tiers.

  • Les sociétés affiliées comprennent des compagnies d’assurance, des administrateurs d’assurance tiers et d’autres fournisseurs de produits et services financiers.
  • Les tiers non affiliés comprennent d’autres assureurs, des courtiers d’assurance indépendants, des agents, le titulaire de la police, les tiers dont les services sont retenus pour aider à l’administration des polices ou des demandes d’indemnité (par exemple, les experts, les estimateurs, les ateliers de réparation et les fournisseurs de services médicaux), des organismes de réglementation ou autres organismes gouvernementaux ou publics, les autorités fiscales, les organismes de soutien aux assurances, des réassureurs, les sociétés avec lesquelles nous avons conclu des accords de commercialisation conjoints et d’autres, tel que permis ou exigé par la loi.
Quel consentement Travel Guard recherche-t-elle pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels?
  • Selon la nature et le caractère délicat de vos renseignements personnels, votre consentement est généralement requis pour procéder à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication. Ce consentement peut être exprès (oral ou écrit) ou implicite et, sous réserve des dispositions prévues par la loi ou contractuellement, peut être retiré. La plupart des renseignements personnels recueillis par Travel Guard nous sont fournis avec votre consentement par des courtiers ou des agents d’assurance indépendants. Si un courtier ou un agent d’assurance indique à Travel Guard qu’il a le consentement d’un client pour recueillir et utiliser des renseignements personnels à des fins définies dans la présente Politique en matière de confidentialité ou requises par la loi, Travel Guard s’en remettra à cette déclaration. Travel Guard peut également obtenir votre consentement et recueillir ces renseignements directement auprès d’experts en assurances, d’enquêteurs privés ou d’avocats représentant Travel Guard ou notre assuré, ou par l’intermédiaire de ceux-ci. En fournissant des renseignements sur un tiers, tel qu’un membre de la famille, un administrateur, un dirigeant ou un employé, vous déclarez avoir obtenu le consentement de cette personne pour la collecte, l’utilisation et la communication conformément à la présente Politique en matière de confidentialité.
  • En général, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels à tout moment. Si vous retirez votre consentement, Travel Guard pourrait ne plus vous fournir de services et de couverture d’assurance. Si vous souhaitez retirer ou modifier votre consentement, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée.
  • Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
    Travel Guard est responsable de la protection des renseignements personnels en sa possession. L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes ayant un besoin de les connaître » précis pour fournir des produits et des services aux titulaires de police ou à d’autres personnes, dans la mesure permise ou exigée par la loi. Nous maintenons des mesures de protection d’ordre contractuel, physique, électronique et procédural pour protéger les renseignements personnels sous notre contrôle de toute utilisation abusive. Travel Guard dispose d’un calendrier de conservation des documents et d’un cadre de gouvernance des renseignements qui permet de déterminer le cycle de vie des renseignements personnels. Nous pouvons conserver vos renseignements personnels dans la mesure où cela est nécessaire pour vous offrir des services ou pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, résoudre des différends et appliquer nos conventions.
  • Vos renseignements personnels sont protégés dans nos bureaux ou ceux de notre administrateur ou de notre agent, tant au pays qu’à l’extérieur du Canada.

Puis-je consulter mes renseignements personnels ou les modifier?
Pour consulter vos renseignements personnels contenus dans nos dossiers, vous devez le demander par écrit à notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse indiquée ci-dessous. Veuillez préciser le type de renseignements que vous recherchez. Notre responsable de la protection de la vie privée communiquera avec vous et vous demandera de fournir une preuve d’identité pour confirmer votre droit d’accès à ces renseignements. Veuillez noter que dans certaines circonstances, la loi ne nous oblige pas à vous donner accès à ces renseignements personnels.

Travel Guard fera de son mieux pour s’assurer que les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour les fins identifiées. Pour modifier ou corriger tout renseignement personnel, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée.

Que faire si j’ai des questions ou des préoccupations ou si je souhaite formuler une plainte?
Si vous avez des questions ou des préoccupations ou si vous souhaitez formuler une plainte concernant la protection des renseignements personnels ou nos pratiques de traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse ou au numéro indiqués ci-dessous, ou visitez notre site Web pour savoir comment nous faire part de vos préoccupations.

Responsable de la protection de la vie privée
À l’attention de Conformité Canada
Travel Guard a/s Zurich Canada
100, rue King Ouest
Toronto (Ontario)  M5X 1C9

Téléphone : 416 586-6800
Sans frais : 800-387-5454
Courriel : privacy.zurich.canada@zurich.com

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous avons répondu à une plainte ou croyez que Travel Guard a contrevenu à sa Politique en matière de confidentialité, vous pouvez déposer une plainte par écrit auprès du commissaire à la vie privée de votre province ou du commissaire à la vie privée du Canada à Ottawa, lequel mènera une enquête et prendra les mesures appropriées.

La présente Politique en matière de confidentialité est un document indépendant. Vous pouvez recevoir des avis ou des déclarations de confidentialité d’autres parties. Les modalités de la présente Politique en matière de confidentialité ne modifient pas, ne remplacent pas, ne révisent pas, ni ne rectifient les modalités d’autres avis ou déclarations de confidentialité reçus d’autres parties. La présente Politique en matière de confidentialité peut faire l’objet de modifications de temps à autre.

Références apparentées

Nous vous recommandons de lire ce qui suit parallèlement à la présente Politique en matière de confidentialité :

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Insurance underwritten by Zurich Insurance Company Ltd (Canadian Branch) ("Zurich"), with its principal place of business at 100 King Street West, Suite 5500, Toronto, ON M5X 1C9 or AIG Insurance Company of Canada, with its principal place of business at 120 Bremner Boulevard, Suite 2200, Toronto, ON M5J 0A8. All policies are administered on the underwriting companies' behalf by Travel Guard Group Canada, Inc. ("Travel Guard"). The coverage described herein is a summary only. It does not include all terms, conditions, limitations, exclusions and termination provisions of the Travel Guard products available. Please review full policy language for complete coverage details.

Assurance souscrite par Zurich Compagnie d’Assurances SA (Direction canadienne) (« Zurich »), ayant son établissement principal au 100 King Street West, Suite 5500, Toronto (Ontario) M5X 1C9, ou par la Compagnie d’assurance AIG du Canada, ayant son établissement principal au 120 Bremner Boulevard, Suite 2200, Toronto (Ontario) M5J 0A8. Toutes les polices sont administrées pour le compte des souscripteurs par Travel Guard Group Canada, Inc. (« Travel Guard »). La couverture décrite aux présentes n’est qu’un résumé. Les modalités, les conditions, les restrictions, les exclusions et les dispositions relatives à la résiliation qui s’appliquent aux produits de Travel Guard offerts n’y figurent pas au complet. Pour obtenir toutes les précisions sur la couverture d’assurance, veuillez consulter le libellé de la police dans son intégralité.